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文/陈君毅

数位转型喊得再响亮,每到月底开始找纸本发票、收据报帐的流程,似乎从未「数位化」过。更别说如果少找到几张收据,代垫的款项就再也找不回来,是许多员工最讨厌却难以闪避的日常。

如果这整个流程,有机会被翻转呢?

新创公司COMMEET不只是企业费用管理系统,更要用「虚拟信用卡」技术让员工不用再垫款、报帐,目前客户已有中强光电、数据公司Vpon等。COMMEET试解决报帐痛点的起源,必须从创办人洪明枫另外一家公司「旅游咖」开始说起。

一度营收衰退9成,找寻新痛点再次创业

▲旅游咖整合各家旅行社的团体旅游行程,让旅客可以一站式完成比价与购买,後续也跨足企业差旅领域。

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旅游咖是专注在「海外团体旅游」的电商平台,整合雄狮、东南、凤凰、五福等各家旅行社超过万笔的旅游行程,让消费者能依特定的需求,如乘车、转机时间、喜好景点、餐点类别,甚至是免税商店,在网站上一站式地找寻适合的旅行团,年交易额逼近新台币10亿元。

後来衍伸出企业差旅服务,过往企业差旅往往是由员工自行订交通、住宿,或交由旅行社代办。企业不容易掌控成本与管理,旅游咖串接了机票、旅馆与交通,一站式搞定比价、订购、付款、报销等流程,2020年第1季国内有超过30家电子业是其客户。

不过,新冠状病毒(COVID-19,俗称武汉肺炎)撞碎旅游产业,旅游咖自然也不能幸免,营收一度掉了9成之多。虽然企业仍有出差需求,仍难以填补疫情造成的营收缺口,洪明枫开始找寻新的成长动能。凭藉着服务企业差旅的经验,他发现国外出差与国内出差遇到的问题天差地远。

「我们发现一个核心问题是,国外出差人生地不熟,有很多赶不上飞机、Check-in失败的状况;这些问题在国内都不会有,国内出差最难搞的事情是报帐。」洪明枫说。

此时碰上了国际信用卡组织在布局「虚拟信用卡」业务,成为洪明枫成立COMMEET、解决报帐问题的关键。

什麽是虚拟信用卡?

虚拟信用卡如其名,指的是发卡银行提供卡号与末3码等信用卡资讯,绑定行动支付,不再提供实体的卡片,其他使用方法与实体信用卡无异。

根据研调机构Research and Markets於2021年9月推出的报告,虚拟信用卡在2019年超越一般企业实体卡片支出。但不论企业用或一般消费者用的虚拟信用卡,在台湾讨论都不多。直到晶片荒竟也烧到了信用卡,虽然还不到发不出卡的地步,如国泰世华银行就向《数位时代》表示,大部分卡片皆备足能因应至今年底。虽然如此,却也让虚拟信用卡一词获得更多的关注。

虚拟信用卡在台湾不够普及的主要原因,是因为线下的使用情景必须绑定手机,商家必须开放行动支付。台新银行表示:「随着疫情催化行动支付愈来愈普及,虚拟卡的线下使用情境已经愈来愈贴近实体卡片。」

▲COMMEET提供的虚拟信用卡功能,让企业有需求再发卡、让员工免代垫费用、免搜集单据。预计於今年2月正式上线。

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除了免发实体卡带来的节能减碳,虚拟信用卡还可以做到「随需求发卡」,也是COMMEET与信用卡组织、发卡银行合作的重点。

举例来说,计程车车资是许多企业的报帐项目,对员工来说,要搜集收据、垫款与统整;对企业来说,无法事前追踪员工搭乘计程车的状况,洪明枫举一个相当易懂的案例:「公司如果支援员工加班後可以搭计程车,我们的作法就是发给员工一张虚拟信用卡,并在一开始就限制单趟上线、每月总额,并绑到计程车车行。」

所以,也可以用於出差,事前限制总额与消费情境(交通、餐费),并设立时段,时间一到这张卡就消失了。同样的也可用於支出款项庞大的数位行销产业,企业可以设定每月付款上限,并将项目限定於Facebook、Google等广告支出;或是许多企业提供员工学习预算,也可以把项目限定於线上学型平台Hahow,并设立支出上限。

另外一个好处,是企业高层可以从COMMEET後台清楚看到每一项支出,每月也能透过报表分析紧抓预算支出,避免了企业实体卡最大的隐忧:员工乱刷或是被盗用,「简单来说,虚拟信用卡最大的好处,就是可以做到『不该花的钱不要花』。」洪明枫说。

打进企业的策略:用情境说服高层、优化人才环境

企业用的虚拟信用卡听起来很美好,但洪明枫也透露,在推广时最大的挑战是企业高层的心态。

「企业高层知道报帐很麻烦,但他们不用亲自处理,自然就不把它当做一回事。」洪明枫说,「不过,未来所有企业的下一步,都是人才战争。」特别是科技产业,根据1111人力银行的数据指出,光科技业前10大缺工职务缺口就高达2.6万笔,「应该让人才把时间花在有意义的事情上,而不是处理没效率的报帐流程。」

不过,洪明枫也知道短时间内难以扭转企业高层的心态,「我们跟很多会计师事务所谈过,他们都说了同样一件事:企业费用管理是一件吃力不讨好的事情。」所以COMMEET在推动时,花了很多时间设计情境,让主事者一看就懂,像是上述的计程车、广告费用的情境等。透过实际的情境沟通,让企业有明确的使用目标,才有机会脱离「我现在这样也很好」的迷思,

COMMEET的商业模式则为收取系统的订阅费用,虚拟信用卡的服务将於今年2月正式上线。洪明枫先瞄准采用旅游咖差旅服务的企业推广,因许多都是大型电子业,如内部已有采购与报帐系统,COMMEET也提供API串接,直接将报帐功能整合进企业ERP(企业资源规划系统,Enterprise Resource Planning)。

在旅游业被重创後,旅游咖也无可避免地经历小幅度地裁员,COMMEET是洪明枫的再次创业,「最重要的就是钱跟人才2件事情。」去年他们也获得台杉投资的A+轮募资支持,「现在我们要把人慢慢找回来。」

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